Guide d'installation
Installer l'intégration HubSpot
Comment connecter HubSpot à Freelvy, choisir ce qu'il fait, voir ce qu'il lit et écrit, puis le déconnecter ou le désinstaller.
Avant de commencer
- Un compte Freelvy sur l'offre Pro, Growth ou Enterprise, ou pendant l'essai gratuit de 7 jours. Sur Starter, l'intégration est visible mais verrouillée (« Disponible dès Pro »).
- Seul le propriétaire du compte Freelvy peut connecter, changer les réglages ou déconnecter.
- Un compte HubSpot où vous avez le droit d'installer des applications (Super Admin, ou utilisateur avec l'accès App Marketplace).
- Un seul CRM à la fois par compte Freelvy. Si un autre CRM est connecté, déconnectez-le d'abord.
Installer
- 1Dans Freelvy, ouvrez Réglages › Intégrations.
- 2Cliquez sur Connecter HubSpot.
- 3Connectez-vous à HubSpot si besoin, puis choisissez le compte HubSpot à relier.
- 4Lisez les autorisations et acceptez-les. Freelvy ne voit jamais votre mot de passe HubSpot.
- 5Vous revenez sur Freelvy, qui affiche HubSpot est connecté.
Ouvrir Réglages › Intégrations dans Freelvy
Ce qui se passe juste après
- Freelvy ajoute un groupe de propriétés « Freelvy » à vos contacts et à vos sociétés.
- Freelvy retrouve ou crée un pipeline d'affaires « Freelvy » en quatre étapes : Intéressé, Rendez-vous, Gagné, Perdu. Sans l'autorisation facultative du pipeline, Freelvy utilise votre pipeline par défaut, et vous pouvez en choisir un autre dans les réglages.
- Freelvy lit une première fois vos contacts, vos clients et vos affaires en cours, pour les écarter dès la première campagne. Un gros compte peut prendre quelques minutes.
Les autorisations demandées
Chaque autorisation sert à une seule chose. Freelvy ne demande rien d'autre.
| Autorisation | Pourquoi Freelvy en a besoin |
|---|---|
| oauth | Exigée par HubSpot pour toute application qui se connecte par OAuth. |
| crm.objects.contacts.read | Savoir qui est déjà dans HubSpot, et éviter les doublons. |
| crm.objects.contacts.write | Ajouter les prospects, remplir les champs vides, ajouter e-mails, réponses, notes et tâches au contact. |
| crm.objects.companies.read | Repérer les sociétés clientes, et retrouver une société par son domaine. |
| crm.objects.companies.write | Ajouter la société du prospect et la relier au contact. |
| crm.objects.deals.read | Repérer les personnes avec une affaire en cours, et lister vos pipelines. |
| crm.objects.deals.write | Créer une affaire quand quelqu'un est intéressé, et l'avancer quand un rendez-vous est pris. |
| crm.schemas.contacts.write | Créer les propriétés « Freelvy » sur les contacts. |
| crm.schemas.companies.write | Créer les propriétés « Freelvy » sur les sociétés. |
| crm.schemas.deals.write (facultative) | Créer le pipeline « Freelvy ». Sans elle, Freelvy utilise votre pipeline par défaut. |
Réglages
Tout se règle dans Freelvy, dans Réglages › Intégrations. Tous les membres de l'équipe voient la connexion. Seul le propriétaire du compte peut la modifier.
| Réglage | Choix | Par défaut |
|---|---|---|
| Écarter les personnes déjà dans HubSpot | Contacts déjà dans HubSpot · Clients (et leur société) · Personnes avec une affaire en cours | Tout activé |
| Champions et affaires perdues | Freelvy suit les contacts de vos affaires gagnées et perdues. Pour suivre un champion, cochez la propriété de contact « Freelvy - champion » sur le contact dans HubSpot. | — |
| Ajouter les prospects dans HubSpot | Au lancement d’une campagne · Quand je valide une ligne · Jamais | Au lancement d’une campagne |
| Garder l’historique | E-mails envoyés · Réponses | Tout activé |
| Affaires | Créer une affaire quand quelqu’un est intéressé ou prend rendez-vous · Pipeline · Étape quand la personne est intéressée · Étape quand un rendez-vous est pris · Ajouter une tâche pour répondre sous 24 heures | Activé, pipeline « Freelvy » |
- Les clients sont les contacts et les sociétés à la phase de cycle de vie Client. Les personnes avec une affaire en cours sont les contacts et les sociétés liés à une affaire qui n'est pas fermée.
- Avec « Jamais », Freelvy n'ajoute aucun contact. Il consigne quand même les e-mails et les réponses sur les contacts qui existent déjà dans HubSpot.
- « Relire maintenant » relit tout de suite votre liste HubSpot. La carte montre aussi combien de personnes et de sociétés ont été écartées grâce à HubSpot.
Ce que Freelvy lit et écrit
Freelvy ne lit que ce qu'il faut pour écarter des personnes et éviter les doublons. Il n'écrit que ce qui figure ici.
| Objet | Lu | Écrit |
|---|---|---|
| Contacts | E-mail, prénom et nom, poste, société, phase du cycle de vie, et les propriétés Freelvy | E-mail, prénom et nom, poste et société (seulement s'ils sont vides sur un contact que vous avez déjà), et les propriétés Freelvy |
| Sociétés | Nom, domaine, phase du cycle de vie | Nom et domaine d'une nouvelle société, les propriétés Freelvy, et le lien avec le contact |
| Affaires | Étape, ouverte, gagnée ou perdue, montant, date de clôture, contacts et sociétés liés | Nom, pipeline, étape et description des affaires ouvertes par Freelvy, liées au contact et à la société |
| Pipelines | Vos pipelines d'affaires et leurs étapes | Le pipeline « Freelvy », une fois, à la connexion |
| E-mails | Rien | Chaque e-mail envoyé et chaque réponse : objet, texte, date |
| Notes | Rien | La réponse qui a ouvert l'affaire, sur le contact et sur l'affaire |
| Tâches | Rien | Répondre à la personne, sous 24 heures, quand quelqu'un est intéressé |
Les champs Freelvy
| Champ | Sur | Ce qu'il contient |
|---|---|---|
| Freelvy - origin | Contacts, sociétés | « freelvy » quand la fiche a été créée par Freelvy. |
| Freelvy - campaign | Contacts | La campagne Freelvy où la personne a été trouvée. |
| Freelvy - sequence id | Contacts | Une référence utile à notre support. |
| Freelvy - location | Contacts | Où se trouve la personne ou la société. |
| Freelvy - signal | Contacts | Le fait sur la société qui a servi au premier e-mail. |
| Freelvy - lead source | Contacts | Le type de source d'où vient le prospect, par exemple une fiche sur une carte ou une offre d'emploi. |
| Freelvy - reply category | Contacts | Comment Freelvy a classé la dernière réponse, par exemple intéressé ou rendez-vous pris. |
| Freelvy - company size | Contacts, sociétés | La tranche d'effectif. |
| Freelvy - industry | Contacts, sociétés | Le secteur de la société. |
| Freelvy - champion | Contacts | Une case que vous cochez sur un contact qui vous soutient. Freelvy ne fait que la lire. |
Les règles que Freelvy suit toujours
- Il n'écrase jamais vos données. Sur un contact que vous avez déjà, il ne remplit que les champs vides et ses propres propriétés Freelvy.
- Il cherche les personnes par e-mail et les sociétés par domaine avant de créer quoi que ce soit : pas de doublons.
- Une affaire par conversation. Quand une personne intéressée prend rendez-vous, la même affaire passe à l'étape rendez-vous.
- Les domaines d'e-mail personnels, comme gmail.com, ne sont jamais pris pour une société.
- Les contacts créés par Freelvy ne sont pas écartés : ses propres campagnes ne se bloquent pas.
- La liste des personnes à écarter est relue toutes les 6 heures, à chaque changement signalé par HubSpot, et juste avant chaque lancement de campagne.
- Les mises à jour vers HubSpot passent par une file d'attente. Si HubSpot est lent ou indisponible, elles sont réessayées plus tard. La carte signale toute mise à jour qui n'a pas pu partir.
- Si HubSpot n'accepte plus la connexion, la carte affiche « À reconnecter » et rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas cliqué sur Reconnecter.
- Si le compte passe sur Starter, la synchronisation est suspendue et rien n'est supprimé. Elle reprend dès que vous passez à Pro.
Déconnecter
- 1Dans Freelvy, ouvrez Réglages › Intégrations.
- 2Cliquez sur Déconnecter, puis confirmez.
Ce que deviennent vos données
- Freelvy arrête d'écrire dans HubSpot, et les mises à jour en attente sont annulées.
- Freelvy ne se sert plus de HubSpot pour écarter des personnes, et efface sa copie de la liste.
- Freelvy efface ses clés d'accès à votre compte HubSpot.
- Tout ce qui est déjà dans HubSpot y reste : contacts, sociétés, affaires, e-mails, notes, tâches, propriétés Freelvy et pipeline Freelvy. Vous pouvez reconnecter à tout moment.
Désinstaller
- 1Dans HubSpot, cliquez sur l’icône des paramètres dans la barre du haut. Dans le menu de gauche, ouvrez Intégrations › Applications connectées.
- 2Trouvez Freelvy, ouvrez Actions, cliquez sur Désinstaller et confirmez.
- 3Dans Freelvy, cliquez sur Déconnecter dans Réglages › Intégrations, pour que Freelvy efface aussi sa copie de votre liste.
Une fois désinstallé, Freelvy ne peut plus rien lire ni écrire dans HubSpot. Les données déjà dans HubSpot y restent. Pour retirer les propriétés ou le pipeline Freelvy, supprimez-les dans les paramètres de HubSpot.
L'aide de HubSpot sur la désinstallation d'une application (en anglais)
Aide et support
Écrivez à contact@freelvy.com ou passez par la page de contact. Nous répondons en français et en anglais.
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